Niespodzianka!

Jeśli tak jak my uwielbiasz nowinki, koniecznie sprawdź, czym tym razem możesz zaskoczyć gości swojej konferencji.

SPRAWDŹ

Oczyść swój umysł

Ponieważ zależy nam na jakości naszych usług, zadbaliśmy również o czystość powietrza w naszych salach. Dzięki temu uczestnicy Twoich szkoleń będą mogli zyskać jeszcze więcej niż przy standardowej ofercie.

SPRAWDŹ

#BLOG Event od zaplecza, czyli trzy wskazówki od ekspertów o co należy zapytać przed podjęciem współpracy z centrum szkoleniowym

Planowanie konferencji to nie lada wyzwanie, głównie ze względu na ilość zadań spoczywających na organizatorach. Według ekspertów z Adgar Conference Poland kluczem do sukcesu jest zadawanie odpowiednich pytań, dzięki którym współpraca z wybranym centrum konferencyjnym będzie o wiele przyjemniejsza. O tym, jakie pytania warto zadać oraz o co klienci nie pytają, a powinni, opowiedziała nam Anna Czaplicka – Business Unit Manager z Adgar Conference Group.

Zacznijmy może od tego czym klienci kierują się wybierając obiekty konferencyjne?

Anna Czaplicka: Większość zapytań ofertowych, jakie do nas trafiają jest bardzo ogólna i dotyczy trzech kryteriów – lokalizacji, terminu i ceny. Wiele osób kontaktuje się z pierwszymi obiektami, które wyskoczą w wyszukiwarce pod hasłem „miejsce na event Warszawa” i ogranicza kontakt do drogi mailowej oraz sprawdzenia strony internetowej. To niestety duży błąd, ponieważ cena oferty jest uzależniona od wielu czynników, jak wyposażenie obiektu, catering, wystrój sal, itd. Klienci ograniczeni mniejszym budżetem często szukają standardowych rozwiązań, zamiast otworzyć się na nowe, bardziej kreatywne alternatywy, które możemy dopasować do ich potrzeb i możliwości.

W takim razie, jakie pierwsze pytanie klienci powinni zadać wybranemu obiektowi konferencyjnemu?

Anna Czaplicka: Nasze centra konferencyjno-szkoleniowe dysponują 4 obiektami i 30 salami w dwóch lokalizacjach w Warszawie. Dlatego z naszego punktu widzenia pierwsze pytanie powinno dotyczyć stricte charakteru planowanego spotkania, ponieważ ta informacja pozwala nam dopasować ofertę do potrzeb klienta. Na przykład, dla międzynarodowej konferencji na kilkuset gości zaoferujemy przestronne sale multimedialne z możliwością transmisji wydarzenia online i obsługą tłumaczy symultanicznych. Z kolei dla kameralnego spotkania biznesowego są najlepsze sale szkoleniowe na kilkanaście osób. Nawet jeśli klient nie ma czasu lub możliwości przyjechać i ocenić wyposażenie i wystrój sal przed podpisaniem umowy, przynajmniej mając te podstawowe informacje, jesteśmy w stanie dopasować ofertę na miarę jego potrzeb.

Czyli kluczowe jest ustalenie charakteru spotkania. A co potem?

Anna Czaplicka: Po dopasowaniu sali konferencyjnej do charakteru i liczby gości, należy zastanowić się nad możliwościami, jakie oferuje wybrana przestrzeń. Chodzi tu nie tylko o wyposażenie czy wystrój sali, ale również o małe, ale kluczowe udogodnienia. Przykład z życia – wielu uczestników konferencji pytało na recepcji o możliwość podładowania telefonów komórkowych podczas przerw na kawę. Wychodząc naprzeciw ich potrzebom, nasze centrum szkoleniowe posiada wydzieloną strefę ze wmontowanymi na stałe w ścianie ładowarkami do najpopularniejszych modeli telefonów. Dzięki temu goście nie muszą już się martwić rozładowaną baterią w telefonie podczas eventu, a nasi klienci – organizatorzy tych eventów – mają jeden problem z głowy podczas planowania.

Bardzo ciekawe podejście. A jakie jeszcze inne możliwości oferują Państwa obiekty, o które klienci mogą zapomnieć zapytać?

Anna Czaplicka: Bardzo dbamy o to, aby stworzyć klientom i ich gościom wygodne strefy do wypoczynku podczas przerw kawowych. W tym celu zaplanowaliśmy między innymi tzw. kreatywny chill room – strefę relaksu, gdzie można odpocząć na sofach i mufkach, pograć w piłkarzyki, albo porozmawiać w przyjemnej atmosferze przy nastrojowej muzyce. W końcu przerwy kawowe sprzyjają networkingowi i zadaniem organizatora jest stworzenie gościom wygodnych warunków do wymiany opinii z innymi uczestnikami. Dla urozmaicenia wystroju często stawiamy na ciekawą roślinność czy kreatywne dodatki, na przykład w okresie wakacji pojawiły się u nas różowe flamingi (śmiech) czy pyszna granita kawowa.

Zaskakujące! A jak klienci reagują na tak nowatorskie pomysły? Czy nie boją się Państwo, że klient odrzuci nawet ciekawy pomysł w obawie przed wzrostem kosztów oferty?

Anna Czaplicka: Oczywiście klienci zawsze mają decydujące zdanie, ale nasza rola polega na tym, aby sugerować nowatorskie rozwiązania, które pomogą im jak najlepiej wypromować swoje wydarzenie. Właśnie kierując się tym podejściem, stworzyliśmy w naszym centrum konferencyjnym w Warszawie małą galerię sztuki. Wystawa obejmuje bajkowe obrazy Aleksandry Perec, absolwentki warszawskiej ASP, która maluje woskiem pszczelim na tkaninach. Obrazy cieszą się niesłabnącym podziwem gości, którzy potwierdzili nasze podejrzenia, że obecność sztuki pobudza kreatywność i inspiruje ich do dyskusji podczas przerw kawowych. Właśnie takie niestandardowe pomysły pozostają w pamięci gości na dłużej.

Inspirujące! Czyli podsumowując – o co klienci powinni zapytać przed podjęciem współpracy z centrum szkoleniowym?

Anna Czaplicka: Po pierwsze, czy dany obiekt jest w stanie dostosować swoją ofertę do charakteru organizowanego wydarzenia. Po drugie, jakie możliwości oferuje wybrana powierzchnia w kontekście udogodnień dla organizatorów oraz uczestników. Ostatecznie trzeba także przedyskutować aspekty wizualne wystroju sal oraz ich funkcjonalność. Im wcześniej przejdziemy przez te trzy kwestie, tym szybciej współpraca po obu stronach będzie sprawniejsza, a efekty bardziej spektakularne.

Bardzo dziękuję za rozmowę i życzę dalszych sukcesów!

Anna Czaplicka: Również bardzo dziękuję.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

16/09/2019

Złap Catchbox! Zaangażuj wszystkich uczestników.

Teraz każdy będzie mógł zabrać głos podczas spotkania. Bez przechodzenia z mikrofonem w dalekie rzędy krzeseł, bez podawania go z rąk do rąk. Dzięki niepozornej, miękkiej kostce możesz rzucić mikrofon, gdziekolwiek chcesz. Nawet do osoby w szóstym rzędzie. Bez ograniczeń.

Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Więcej informacji można znaleźć w naszej polityce cookie.